湖北某能源合同管理系统

(一)系统首页

用户可以通过首页能够整体掌握合同管理系统中各项项目的进度情况,同时展示当前用户关注度高的内容并可以直接导航至对应模块进行高效处理。
首页提供大量的实时数据统计,包括项目总体和项目进度情况、合同财务相关数据统计、个人待处理和相关联事项。项目进度展示以里程碑方式展现项目当前的进行阶段信息。主视图以图表、折线图等形式为主。

(二)项目立项管理

魁鲸科技为湖北某能源定制开发的此系统主要以项目敏捷管理为单位,合同跟随项目贯穿整个过程。
项目统筹部门在系统新建项目,填写项目名称和相关信息,选择按照签报模板生成合同管理系统的立项签报。项目根据选择的模板自动生成审批流程规则并直接修改流程定义,审批支持会签、或签;系统支持通过项目名称、项目编号、项目类型等要素进行检索,并可进行项目整体流程追溯。

(三)招标管理

1. 招标管理

(1)新增招标项目:立项签报批准后,在本系统中增加该招标项目并填写招标项目基本信息,同时第一时间系统会自动通知有关部门人员。

(2)招标文件审批:系统支持初步审批通过后根据模板自动生成对应的招标文件。支持按精确/模糊条件查询、搜索、导出立项报表、往年招标文件、合同文件。
(3)招标备案(合法性):对接电子合同、电子签章功能,同样系统也支持上传招标备案批准文件、盖章后的招标公告及文件等以便人工审阅。
(4)定标:支持上传中标人的投标文件文件录入索引。

2.询价管理

(1)询价文件编制
(2)询价文件管理
自动在询价文件审批表生成项目名称、项目类型等信息要素,允许用户重新编辑、输入询价的项目编号、询价方式等相关信息;上传项目立项签报等参阅资料。若询价方招标管理办法发生修订,询价文件审批表流程内容作相应修改。支持按模糊和精确条件查询、组合搜索、导出、并关联查询该项目往年询价文件及审批表、合同文件。
(3)发布询价公告
(4)询价评审
(5)询价结果公示:支持在移动端平台进行自动公示

(四)合同管理

1.合同编制
用户可查看、打印、导入和导出合同,并对合同模板进行管理。合同编制和审批过程中支持自动通知功能
2.合同审批
根据立项选择的模板,自动生成审批流程。支持上传和编辑合同文件、相关资料并组织发起在线合同审批表的会签、批准。
3.合同签订
可使用在线电子签约功能也可以在系统上传盖章后的合同、法人授权书等相关文件。
4.合同执行
系统可对合同执行过程进行全程跟踪和提醒,并且系统自动在合同设立截止日或系统推算的完工日期发起到期提醒。
5.变更管理
可增加变更立项和变更审批,系统会回退审批流程以便再次审批。

(五)档案管理

系统支持文件、数据索引,按照分类、标签和关键字对项目立项-招标-合同全过程相关文件文件进行智能关联以便检索,为了避免数据越来越多导致系统符合增大,系统亦可对陈旧档案进行归档处理

(六)台账统计分析

1.招标方式分析
统计各类招标方式的数量或费用区间分布情况、在各项目执行部门分布情况,按年度分析、对比历史年度分析。
2.合同费用分析
支持合同费用的总体分析、环比分析,因为属于定制开发系统按客户定制的限制度比较小。
3.部门合同数量分析
支持统计各个部门的合同数量,包括:当年签部门各历史年度合合同数量、历史合同数量分析,按部门总合同数量分析。
4.项目类型分析
分析各项目类型分布,展示每个类型项目的数量、金额、招标方式的分布,以及占合同总数的百分比。包括本年度项目类型分布及历史项目类型分布。
5.合同执行进度图
展示项目进度图,按进度排列项目。统计在立项、审批、执行、验收、结算各阶段的项目数量和比例。
支持甘特图展示
6.台账分析

(七)基础数据维护

1.模板管理
模板管理包括合同文件模板、招标/询价文件模板管理;
魁鲸科技定制模板系统引擎更是能支持图片形式的模板,结合系统内的数据字段利用算法进行最终合同的生成。
2.供应商管理
将正在参加或者曾经参加过公司公开招标或询价项目的所有单位名称、联系人、联系电话等信息,按项目分类登记供应商库。可手动维护信息。
3.流程管理
BPM引擎支持用户自己维护系统的审批流程,支持各类审批文件在各个审批节点之间流转。

(八)系统管理

1.权限管理
2.机构管理
3.用户管理
4.操作日志
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