合同管理系统案例，助企业合规运营

企业痛点：

随着客户公司业务规模不断扩大，企业经营的产品类型也逐渐丰富，每个月对外签署的合同数量和合同种类也随之快速增加。原有依靠人工和零散电子文档进行合同管理的方式，已经越来越难以支撑当前的管理需求。

合同信息零散分布在不同人员手中，因此每次统计和汇总工作都显得十分困难，包括合同执行进度都缺乏统一的跟踪手段，合同管理人员往往都需要反复沟通才能了解合同当前状态。同时，纸质文件和零散的文档存储方式也带来了保密性不足、版本混乱、历史合同难以查找等切实的问题，包括合同到期、履约节点等关键事项和节点都缺少有效的提醒机制，给企业经营和风险管控带来一定隐患。

在这样的背景下，客户公司委托魁鲸科技定制开发并上线了合同管理系统，从而将合同从录入、审批、归档到执行全过程纳入系统进行统一管理。

合同管理系统实施功能概述：

合同管理系统通过结构化方式管理合同基础信息，并通过系统的权限模型结合云盘存储能力支持合同附件集中存储和权限控制，经过设置可以让不同角色只能查看和处理与自身相关的合同内容。在合同管理系统实际使用过程中，管理人员可以通过关键字快速全文检索定位合同，不再需要通过翻阅大量文件或反复询问相关人员才能获取信息，同时所查询的合同执行进度、责任人、审批人及当前节点状态都能在系统中清晰呈现。同时，系统还对合同关键时间节点进行管理，在合同即将到期或需要履约时自动生成待办任务并提醒相关人员，从而避免了因遗忘或沟通不畅造成的风险。

在系统上线前审批流程主要依赖人工传递或者钉钉审批，进度不透明或者和合同本身的关联度不强，导致合同查找和统计耗时较长。

在本次合同管理模块建设过程中，魁鲸科技在系统中重点加入支持了审批流程的灵活配置。针对不同类型的合同，用户可根据合同金额、业务属性或所属部门设置相应的审批路径。合同申请发起后，系统的审批流程会按照既定预设的规则自动推进，各个审批节点和整体进度会在系统中清晰展示，流程中的相关人员可以直接在系统内完成审批处理，而不再需要通过电话或线下沟通反复确认，大大减少了不必要的人员协调成本。同时随着未来企业业务调整或管理要求的变化，系统内置的审批流程也可以由对应的管理设置人员进行相应调整，只需要拖拉拽和设定一些参数就可以改造一款全新的审批流程，无需对系统进行二次开发，从而保证合同管理流程能够持续地符合企业实际的管理规范和 SOP 要求。

该合同管理系统案例中在合同审批和签署过程中，系统支持通过发送短信给对应人员并通过打开H5签署页面帮助用户在线完成签章及电子合同管理。通常来讲合同审批通过后，流程相关人员就可直接在系统内进行签署，而不再需要打印合同、线下盖章然后扫描上传，整个线上合同签署流程更加顺畅、规范。签署完成系统会同步电子合同签署平台（例如：法大大）自动把合同同步并统一存放在系统中，结合合同正文、签署记录以及整个审批流转过程都能够完整保留，方便用户后续查阅和调取，同时系统也便于企业配合审计和合规检查。系统通过引入电子合同方式，企业的合同流程从审批到正式生效的周期明显缩短，也大量减少了纸质文件的打印、流转和存档保管成本，企业整体的合同管理效率得到有效提升。

合同管理系统实施效果

合同管理系统正式投入使用后，该客户企业整体管理效率得到显著提升。原本查找一份合同往往需要十分钟左右，现在通过系统来进行全文检索，几秒钟即可完成。合同信息经过集中管理后，也为管理层提供了更加直观、及时的数据统计支持，领导可以随时进入系统查看合同总体情况、执行进度以及相关责任人信息，准确掌握公司合同执行现状，为经营决策提供可靠依据。通过系统化的管理，客户企业合同管理流程从原来的被动、分散状态，有效地转变为规范、有序、可控的管理模式，加强支撑了公司业务的持续发展。