SOP 一变就要改系统？自定义工作流让定制系统真正“跟着业务走”

企业在数字化的过程中，很多企业管理者在选择软件和系统甚至实施过程中内心都会有一个共同的困惑和担忧：

“企业SOP 一调整，这款系统就跟不上；SOP 再一变，我们就不得不找软件开发公司修改代码，这正常吗？”

特别是在制造、物业、药业、实验室、园区运营、工程服务等领域，SOP(标准操作流程)不是一成不变的，而是随着政策、运作模式、组织结构、客户要求的不断优化。

但现实是：系统通常已经成为一个系统 SOP 变化的最大阻力。

于是问题来了：

• SOP 为什么会经常改变？
• 为何购买成品系统，反而被系统“绑架”？
• 即使进行了系统定制开发，为什么要改变？ SOP 还是要改变代码？
• 有没有一种方式，让系统真正“跟着业务走”？

这些问题答案就是：自定义工作流（Workflow）。

一、企业 SOP 为什么会频繁修改？这是常态，不是问题

很多开发企业都误以为，甚至很多专业软件开发人员都在吐槽：

企业SOP 就应该是稳定的，频繁调整说明这家企业管理就有问题。

但如果站在企业实际真实的运营角度，这个认知并不成立。差异化经营和SOP调整本身就是一家企业优化生产和管理，获得竞争优势的一种主要手段！

1. 企业业务在变，SOP就不可能不变

一个企业的SOP的变化，通常来自这些实际存在的真实原因：

• 企业有新业务上线
• 企业的客户需求出现变化
• 内部组织架构调整
• 企业岗位职责拆分或者合并
• 企业管理层决策发生变化
• 企业在合规政策、监管方面做出变化
• 企业内部流程发现效率问题并继续改变
• 企业数字化落地后，企业流程被重新设计的情况

例如：

• 原来某企业的费用审批流程从2 级审批改成 3 级
• 企业实施了物联改造，拥有了设备数据自动化采集能力，因此要从原来人工触发巡检改成定期和异常触发
• 为了管理流程更优化，由原来线下签字改成线上电子审批
• 原来所有工单走同一流程导致生产流程没法按照客户和订单重要性区分处理，现需要改成按类型走不同流程

由此可见SOP 本身就是“活的”。

2. 其实真正的问题不是企业SOP的改变，而是成品系统或者定制系统“没有灵活度”

很多企业数字化的过程中真正的痛点在于：

• 企业SOP 一变，现有系统就不支持
• 成品系统流程固化，无法灵活支持
• 老系统甚至改一个审批节点就需要动用开发
• 系统改一个表单字段就要上线新的版本
• 系统修改时间过长导致业务受阻
• 数字化反而成了瓶颈

久而久之，企业的整体数字化运作就会出现一个普遍的危险现象：

企业业务已经变了，但系统还停留在过去，大家的工作量不降反升，每天都在应付系统做一些无意义的操作

二、为什么很多企业选择系统定制开发，而不是直接用成品系统？

这其实是很多企业在数选择字化初期都会面临的选择。

1. 成品系统的优势和局限

成品系统的优势很明显：

• 上线周期短，上线效率快
• 企业初期投入成本相对低
• 功能标准化，可以马上看到

但它的局限也非常致命：

• 流程是“开发公司开发那时候所设计的流程，可能存在脱节和不适用的方式”
• 企业SOP 必须去“适配系统”，导致大量的操作习惯适应成本
• 系统可改动空间极小
• 对于企业实际的复杂审批、条件判断支持不足
• 对企业流程中对多部门、多角色的部分复杂场景难以覆盖

很多企业直到用了 1–2 年后才发现：系统本身可能没问题，但肯定不适合自己。

2. 定制系统开发的初衷：为了更贴合企业真实 SOP

于是，越来越多企业选择系统定制开发，魁鲸科技作为一家上海系统定制开发公司每年都会为企业打造落地很多款系统，所有客户目的只有一个：

让系统贴合业务，而不是让企业业务反过来迁就系统。

企业通过定制系统开发可以：

• 按照当前企业的真实SOP进行数据建模和流程设计
• 系统可以更贴合组织架构
• 可以按需对接现有系统，不会存在数据孤岛
• 能根据企业的个性管理特色进行定制从而满足行业特殊要求

但问题也随之而来。

三、为什么“即使做了定制开发”，SOP 改了还是要改代码？

这是很多企业在实施系统定制开发前依旧无法摆脱的困扰！

1. 传统定制系统的本质：流程依然写死在代码里

很多所谓“定制系统”，本质是：

• 把当下 SOP 写成固定的代码
• 根据企业当前情况把所有审批节点写死
• 所有的业务表单字段写死，或者单纯预留更多的字段将来使用
• 业务条件判断只能写死

当 SOP 是这样描述的：

A → B → C → D

开发就会这样写代码。

但当 SOP 变成：

A → B →（条件判断）→ C1 / C2 → D

例如：

系统需要每周自动生成巡检任务
当费用申报超过最新设定的阈值，出现异常才走审批

这时，问题就出现了。

2. 事实上SOP 变化 ≠ 小改动，而是“流程逻辑变化”

企业SOP 的变化往往不是：

• 单纯改个文案
• 单纯只是改个表单字段

而是：

• 流程节点变化
• 流转和审批的条件有变化
• 处理流程的人员/角色变化
• 流程分支有变化，分支有了扩展或者缩减
• 如果系统底层没有预置“自定义工作流引擎”，那也只能通过改代码方式

于是企业就会陷入：

“系统是定制的，但为什么流程还这么不灵活。”

四、解密自定义工作流到底是什么？

自定义工作流其实从更高维度对大部分企业的流程行为进行抽象设计，预设定了流程中的关键因素，例如：处理人员、处理条件、处理节点、流程顺序等；

1. 自定义工作流的核心思想

一句话解释：

把 SOP 从“代码逻辑”，变成“用户可见并可配置的规则”。

也就是说：

• 系统的很多业务流程不再写死在代码中
• 流程是可以通过界面配置生成
• 处理节点的业务人员、部门和人员是可调整的
• 大部分流程改变从此无需改代码、无需重新上线

2. 自定义工作流的核心组成拆解

一套成熟的 Workflow（自定义工作流），通常应该包含以下能力：

（1）自定义表单

• 业务表单字段可拖拉配置
• 字段类型可选（文本、数字、下拉、附件等），当然这一般都是企业IT管理人员操作为主，整体类似于钉钉、企微、飞书此类的
• 字段是否必填可配置
• 字段校验规则可设置
• 字段权限可配置

（2）自定义审批节点

• 审批人按角色、部门、个人配置
• 支持单人/多人/会签/或批
• 支持系统流程按条件自动审批
• 自定义流程支持并行节点
• 支持结合表单数据进行条件判断

（3）条件节点

• 根据表单数据判断走向
• 金额大小
• 数据是否异常，异常判断可以支持公式

例如：

金额 ≤ 5000 → 主管审批
金额 ＞ 5000 → 主管 + 财务 + 总监

（4）周期性任务触发

• 每天 / 每周 / 每月自动触发
• 定时日期/时间触发
• 指定条件触发

（5）事件触发与自动动作

• 状态变化自动通知
• 异常自动生成新流程
• 流程结束自动写回业务数据

五、自定义流程（工作流）的应用场景

例子：物业巡检 SOP 调整

原 SOP：

• 人工发起巡检工单
• 巡检完成提交
• 主管审批

新 SOP：

• 系统每周一自动生成巡检任务
• 巡检拍照上传
• 若无异常，自动完成
• 若有异常，自动生成维修工单并走审批

通过自定义工作流实现：

1. 配置“巡检表单”
   1. 设置“每周一自动触发”
   2. 配置条件节点：
2. 是否存在异常？
   1. 异常 = 是 → 进入维修工单流程
   2. 异常 = 否 → 自动结束

全程无需改代码。

六、系统定制开发中的真实经验与心得

魁鲸科技作为一家上海系统定制开发 的公司，长期深耕于企业定制开发业务，魁鲸科技在大量项目中反复验证了一点：

系统最大的价值，不是“系统本身”，而是“持续适应业务变化”。

我们的核心经验会在系统定制调研时期就默认：

• SOP 一定会变
• 人员一定会变
• 组织一定会变

系统必须为变化留空间。

把定制工作流作为“系统的中枢神经”

七、自定义工作流 / Workflow 的核心应用场景举例

几乎所有“流程型业务”都适合：

• 工单系统（维修、售后、巡检）
• 物业管理流程
• 费控场景、报销与财务审批
• 企业设备管理和维保流程
• 实验室 SOP 管理
• 企业OA行政审批
• 企业项目管理
• 合规流程审批

只要 SOP 会变，系统就必须有自定义工作流。

八、总结：真正聪明的系统，一定是“可变的系统”

最后用一句话总结全文：

数字化核心问题不在于 企业SOP 变得快，而在于系统设计没考虑更多的空间。

自定义工作流 + 定制系统，才是企业长期数字化的正确打开方式。