从数据核对到付款闭环,企业如何高效完成SRM供应商对账

在企业采购与供应链管理中,供应商对账一直是一个复杂且容易出错的环节。传统的人工和Excel对账方式不仅效率低下,还容易导致数据不一致和财务风险。然而,随着SRM(供应商关系管理)系统的出现,这一难题有了新的解决方案。本文将为您深入剖析SRM系统如何助力企业高效完成供应商对账,从数据准备到付款闭环的全流程操作,助您提升供应链管理水平。

从数据核对到付款闭环,企业如何高效完成SRM供应商对账

一、什么是供应商对账?

供应商对账(Supplier Reconciliation),本质上是采购方和供应商之间,就一个特定周期内发生的业务往来(主要是货物交付或服务提供)进行核对、确认,并就最终应付(或应收冲抵)金额达成一致的过程。其核心目的不仅是核对数字,更是确保业务真实性、记录一致性和金额准确性。

二、对账的两种主要模式

1、收到发票后对账(经典三单匹配)

‌优点‌:流程清晰,与财务的“发票驱动”逻辑天然契合。

‌缺点‌:

效率低:交易频繁时,每次收到发票都要对账,工作量大。

滞后性:差异发现时可能已过去一段时间,追溯困难。

供应商开票风险:供应商提前开票可能导致后续处理麻烦。

2、周期性对账(先对账,后开票)

‌优点‌:

效率高:集中处理一个周期的对账工作,避免零散操作。

问题前置:开票前解决业务差异,减少退票风险。

关系更顺畅:双方先就业务事实达成一致,减少扯皮。

‌适用场景‌:高频、长期合作的核心供应商。

三、周期性对账详细流程与SRM赋能

1、数据准备(采购方内部)

周期结束后,采购方需从ERP系统或其他记录交易的系统中筛选出指定周期内的入库单和退货单。筛选条件包括供应商、记账日期和交易类型。

2、获取供应商对账单

传统方式下,供应商通过邮件发送Excel对账单,效率低且格式不统一。而SRM系统提供的供应商门户则允许供应商在线提交对账单,规范数据格式,提高处理效率。

3、智能比对,高亮差异

SRM系统通过自动匹配引擎比对双方数据,高亮显示数量、品项、价格等差异,并允许设置容差范围,减少不必要的关注。

4、在线协同,解决差异

针对发现的差异,双方可在SRM平台上直接沟通、上传附件并指派责任人处理。所有沟通记录和处理步骤均被系统记录,方便追溯和审计。

5、确认对账结果

所有差异解决后,双方需在SRM系统中正式确认对账结果。采购方可点击“确认对账”按钮,系统更新状态并通知供应商开票。

四、从对账确认到付款的完整链条

1、通知开票与发票接收

对账结果确认后,采购方通知供应商开票。供应商可通过SRM门户上传电子发票,系统自动识别关键信息,减少人工干预。

2、发票校验

收到发票后,系统需进行金额核对、合规性检查、关联性检查和重复性检查。校验不通过的发票将自动触发异常流程。

3、付款计划与执行

根据付款条件和结算周期,ERP系统自动生成付款计划,并经审批后执行付款。付款成功后,系统生成付款凭证并通知供应商。

4、后续跟进与核销

付款完成后,需进行银行对账、确认收款、处理异常并记录归档。所有相关单据均妥善保存,以备审计。

借助SRM系统,供应商对账流程实现了线上化、自动化和智能化,极大提升了效率和透明度。从数据准备到付款闭环,每一步都紧密相连,确保业务真实、记录一致和金额准确。这不仅保障了企业采购活动的健康运行,还维护了良好的供应商关系,是企业提升供应链管理水平和运营效率的必然趋势。

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